Laatst bijgewerkt: 12 oktober 2026
Verwerkersovereenkomst
1. Partijen en toepasselijkheid
Deze Verwerkersovereenkomst geldt tussen Bookiva.nl (KvK 93380178), Verwerker, en de zakelijke gebruiker die een Bookiva-account aanmaakt, Opdrachtgever/Verwerkingsverantwoordelijke, voor zover Bookiva persoonsgegevens namens die gebruiker verwerkt. De overeenkomst wordt elektronisch aanvaard bij registratie en vormt onderdeel van de Bookiva-overeenkomst.
2. Onderwerp en duur
Bookiva verwerkt persoonsgegevens om de dienst te leveren, waaronder afspraken- en klantbeheer, online boekingen, e-mailbevestigingen en herinneringen, teamfunctionaliteit, bestandsopslag en waar geactiveerd betaalfunctionaliteit. De verwerking duurt zolang Bookiva deze gegevens namens Opdrachtgever verwerkt.
3. Betrokkenen en gegevens
Betrokkenen kunnen salonklanten, medewerkers/teamleden en contactpersonen zijn. Gegevens kunnen bestaan uit naam, e-mail, telefoon, afspraak-, dienst-, medewerker-, prijs- en betaalstatusgegevens, berichten/opmerkingen, identifiers en noodzakelijke technische metadata. Bijzondere categorieën persoonsgegevens zijn niet bedoeld als standaardonderdeel van Bookiva.
4. Instructies
Bookiva verwerkt persoonsgegevens uitsluitend op gedocumenteerde instructies van Opdrachtgever, waaronder instellingen en handelingen via Bookiva, en voor zover noodzakelijk om de dienst te leveren. Indien wetgeving Bookiva tot een andere verwerking verplicht, handelt Bookiva overeenkomstig de AVG en informeert Opdrachtgever waar toegestaan.
5. Verplichtingen Opdrachtgever
Opdrachtgever bepaalt de doeleinden, zorgt voor een geldige grondslag, verstrekt vereiste informatie aan betrokkenen, geeft alleen rechtmatige instructies en voorkomt onnodige vastlegging van bijzondere persoonsgegevens.
6. Geheimhouding
Bookiva zorgt dat personen met toegang persoonsgegevens uitsluitend voor hun taak verwerken en gebonden zijn aan passende vertrouwelijkheid of een wettelijke geheimhoudingsplicht.
7. Beveiliging
Bookiva treft passende technische en organisatorische maatregelen afgestemd op risico's, waaronder waar passend toegangsbeperking, beveiligde verbindingen, wachtwoordhashing, beveiligde authenticatie, bescherming van credentials, incidentafhandeling en maatregelen voor beschikbaarheid en herstel.
8. Subverwerkers
Opdrachtgever verleent algemene toestemming voor noodzakelijke subverwerkers. Tot de huidige relevante leveranciers behoren, afhankelijk van de productieconfiguratie, MongoDB Atlas, Vercel, Resend en Cloudflare R2/objectopslag. Stripe wordt gebruikt voor betalingen en kan afhankelijk van de verwerking als verwerker of zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke optreden. Bookiva legt toepasselijke gegevensbeschermingsverplichtingen op. Bij een materiële toevoeging of vervanging informeert Bookiva Opdrachtgever vooraf of zo tijdig mogelijk, zodat op redelijke gegevensbeschermingsgronden bezwaar kan worden gemaakt.
9. Internationale doorgifte
Bookiva laat persoonsgegevens alleen naar een derde land doorgeven wanneer aan de toepasselijke AVG-voorwaarden is voldaan, bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.
10. Rechten van betrokkenen
Verzoeken die betrekking hebben op gegevens waarvoor Opdrachtgever verantwoordelijk is, worden waar passend naar Opdrachtgever verwezen. Rekening houdend met de aard van de verwerking ondersteunt Bookiva Opdrachtgever met passende maatregelen bij toepasselijke rechten van betrokkenen.
11. Datalekken
Bookiva informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging nadat Bookiva kennis heeft gekregen van een inbreuk met persoonsgegevens die namens Opdrachtgever worden verwerkt en verstrekt de redelijkerwijs beschikbare informatie. Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor meldingen wanneer die verplichting op Opdrachtgever rust.
12. DPIA en toezichthouder
Rekening houdend met de aard van de verwerking en beschikbare informatie verleent Bookiva redelijke bijstand bij verplichtingen rond beveiliging, datalekken, een DPIA en voorafgaande raadpleging voor zover deze betrekking hebben op de verwerking door Bookiva.
13. Einde verwerking
Na definitief einde verwijdert Bookiva, naar gelang de toepasselijke instructie en functionaliteit, de namens Opdrachtgever verwerkte operationele persoonsgegevens of stelt een redelijke mogelijkheid tot teruggave/export beschikbaar waar die functionaliteit bestaat. Kopieën worden verwijderd volgens de normale beveiligde verwijder- en back-upcyclus, tenzij wetgeving bewaring verplicht.
14. Informatie en controle
Bookiva stelt op redelijk verzoek informatie beschikbaar die noodzakelijk is om naleving van artikel 28 AVG aan te tonen. Een aanvullende audit wordt redelijk afgestemd met bescherming van vertrouwelijkheid en beveiliging. Als een instructie naar het oordeel van Bookiva in strijd is met toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving, informeert Bookiva Opdrachtgever.
15. Voorrang en contact
Bij strijdigheid over verwerking namens Opdrachtgever gaat deze Verwerkersovereenkomst voor op de Algemene Voorwaarden. Materiële wijzigingen worden waar passend gemeld. Nederlands recht is van toepassing. Contact: support@bookiva.nl. Versie: 12 oktober 2026.